みなさま、こんにちは。おくむら(@nori_broccoli)です。
相手方から訪問のアポイントがあって、それに合わせて待っていたのに時間になっても来ないし、20分待ってもやっぱり来ないのでメールを入れてみたところ、もう要件は終わりました的な事を言われて絶賛不愉快な思いをしてしまいました・・・。そもそも・・・と文句を言い始めると汚い言葉だらけになってしまうので控えますが、こういう扱いをされてしまっては今後の信頼関係を築くのは難しそうです。時間通りに来ない業者さんに対して出来る対応についてGeminiに聞いてみました。
待たせてごめんなさい、はありません。あなたの時間を守るための結論
結論から申し上げます。相手からのアポイントメントで時間通りに来ない場合、まずは5分〜10分待ってすぐに先方へ状況確認の連絡を入れるべきです。そして、15分経過しても連絡がない、または具体的な到着時間が不明な場合は、潔く本日の面談をキャンセルし、あなたのスケジュールを優先しましょう。
時間を守らない業者は、たとえどんなに良いサービスを持っていても、取引の信頼性という土台が崩れています。あなたの貴重な時間をこれ以上浪費させないために、プロフェッショナルな対応を実践しましょう。
業者が時間通りに来なかったときに取るべき3つの即時行動
待っている時間は非常に長く感じるものですが、感情的にならず、以下の段階的なアクションを取ることが重要です。
1. 5～10分経過後：まずは確認の連絡を入れる
約束の時間を過ぎてしまったら、まずは事故や急なトラブルの可能性を考慮し、冷静に確認の連絡を入れます。この段階では、責めるのではなく、状況把握に努めます。
- 電話をかけるか、メールやチャットで「約束の時間を過ぎましたが、いかがされましたでしょうか？」と問い合わせます。
- この際、相手からの返答で具体的な到着時刻（例：あと5分で到着）が確認できれば、その時間まで待つかを判断します。
2. 15分経過後：今後の対応方針を冷静に決定する
連絡がつかない、または「すぐに向かいます」といった曖昧な返答で具体的な到着時刻が不明なまま15分が経過した場合は、あなたの時間の重要度に基づき対応方針を決定します。
- 面談をキャンセルする場合: 「大変恐縮ですが、次の予定がございますので、本日の面談はキャンセルとさせていただきます。改めて日程調整をお願いします」と明確に伝えます。
- 待つ場合: 待てる限界時間を相手に伝え、「恐れ入りますが、〇時〇分までにご到着いただけない場合は、本日は面談いたしかねます」と区切りを設定します。
3. 連絡がつかない場合：潔く切り上げて時間を確保する
電話をかけても出ない、メッセージを送っても返信がないという状況が15分以上続いた場合は、相手側で大きなトラブルが発生しているか、あるいは管理体制に問題があります。その日は諦めて面談を切り上げ、空いた時間を別の重要な業務に充てましょう。
- 待っていたことによるスケジュールの穴埋めに集中し、相手の都合に引きずられないようにします。
- 後日改めて先方から連絡があった際に、今回の遅延について明確な説明と謝罪を求めるようにしましょう。
無断遅刻・キャンセルの際に心に留めておくべきこと
約束の時間を守れないという行為は、その業者や担当者のプロ意識と信頼性を測る重要な指標となります。先方から訪問希望を出しておきながら遅刻するという事実は、深く認識しておくべきです。
信頼性を評価する視点
一度の遅刻で全てを判断する必要はありませんが、次の点を確認してください。
- 遅刻の理由が明確で、誠実な謝罪があったか。
- 事前に遅刻しそうな旨の連絡があったか、無断での遅刻だったか。
- 面談が実現した場合、その後の対応は迅速かつ丁寧か。
信頼できない業者との取引は、後々のトラブルの原因になることが多々あります。時間を守れないということは、納期の厳守や機密保持といった他の約束事も軽視される可能性があると認識しましょう。
次回のアポイントを設定する際の注意点
もし再調整して面談を行う場合でも、細心の注意を払いましょう。
- 次回は少し短めの時間設定にし、重要な要件のみを先に済ませる。
- できればオンライン会議など、移動時間による遅延リスクを排除できる方法を提案する。
待ちぼうけをさせられた経験は非常に疲れますが、冷静かつ毅然とした態度で臨むことで、あなたのプロフェッショナルなイメージを守り、今後の取引の質を見極めることができます。
FAQ（よくある質問）
Q1: 15分待ってキャンセルした場合、相手に料金を請求できますか？
A: 一般的なビジネス上のアポイントメントでは、無断遅刻やキャンセルによって発生した待機時間に対して、直接的な料金を請求することは通常困難です。しかし、その面談のために遠方から移動するなどの明確な実費が発生している場合は、誠意ある対応を求めることは可能です。
Q2: 相手が到着した後に、遅刻の理由を強く追求してもいいですか？
A: 感情的にならず、落ち着いて理由を確認しましょう。「何があったか」を尋ねることは問題ありませんが、威圧的な態度を取る必要はありません。相手の説明と謝罪の姿勢を見ることで、信頼性を判断できます。ただし、今後取引をする意思がない場合は、簡潔に済ませて構いません。
Q3: 次回アポを取る際に、遅れないように念押しすべきですか？
A: 直接的に「遅れないでください」と言うよりも、「次回は時間厳守でお願いできますでしょうか」「私の予定の関係上、定刻を過ぎてしまうと大変申し訳ありませんが、その後の面談が難しくなります」といった形で、あなたのスケジュール上の制約を丁寧に伝え、時間厳守の重要性を認識してもらうように促すのがスマートです。