みなさま、こんにちは。おくむら(@nori_broccoli)です。
よくSNSなどで「言語化してくれてありがとう」という表現を見かけますが、私はこういうリプライや引用が付いた時点で自分のポストを消すという運用をしています。なぜなら、私の言葉は私が紡ぎ出したもので、他の誰かの気持ちや意見を代弁するために書いているわけではないからです。他人の表現に乗っかって、自分も実はそれが言いたかった、というのは、明言せずに意見だけを表明しようとしている姑息な人のように思えます。それが言いたかった、というのなら、自分の言葉で伝えるべきです。
仕事でもそういう人がいます。それが上司だった場合、本当に困りますよね。曖昧な指示、理解不足の発話が目立つと、それを聞いている部下はいろんなことを汲み取りながら上司の意向をまとめるという仕事が発生してしまいます。特にプロジェクトリーダーみたいな立場の人がそういう状態だと本当に話になりません。上司の翻訳者が必要になります。
そこで、自分の意見をきちんと表現できない人への対策についてGeminiに聞いてみました。
決定的な対策！言語化を放棄した無責任な上司への賢い対処法と責任の明確化
あなたの直面している状況は、多くのビジネスパーソンが抱える共通の課題です。自分の考えを明確に表現せず、部下に整理させた後で「そうそう、それが言いたかった」とだけ言う上司は、一見するとコミュニケーションを円滑にしているように見えますが、実際には**責任の所在を曖昧にし、リスクを部下に押し付けている可能性**があります。
結論：無責任な上司から身を守り、プロジェクトを推進するための基本戦略
無責任な上司への対策の核心は、「上司の考えを代弁する」のではなく、「組織的な決定事項として記録し、責任の所在を明確にすること」にあります。上司から引き出した曖昧な言葉を、決定事項、行動計画、および責任者（上司自身を含む）が明確に記載された文書としてすぐにフィードバックし、書面またはメールで承認を得るプロセスを確立することが不可欠です。
言語化を避ける上司がもたらす潜在的なリスク
上司が言語化を放棄し、部下に「汲み取り役」を強いる行為は、単なるコミュニケーションスタイルにとどまらず、プロジェクトやあなたのキャリアに深刻なリスクをもたらします。
リスクの具体例（無責任上司の行動が引き起こす問題）
- **責任転嫁のリスク**: プロジェクトが失敗した際、上司は「私の指示ではない」「君がそう解釈したのだろう」と主張し、部下が実行者かつ発案者のように扱われる。
- **方向性の揺らぎ**: 正確な意図が言語化されていないため、実行中に上司の気分や外部環境の変化によって指示が突然変わり、手戻りが発生する。
- **評価の不透明化**: 成果物が上司の「真の意図」と一致したかどうかが判断基準となるため、客観的な評価が得られにくい。
- **無駄な労働の増加**: 意図を汲み取るための非生産的なコミュニケーションや、事前の根回しに膨大な時間と精神的コストがかかる。
上司の「そうそう」を責任に変える具体的なコミュニケーション技術（攻めの戦略）
上司のあいまいな発言を、決定事項として固定化し、上司自身にその責任を認識させるためのコミュニケーションフレームワークを確立します。この戦略の目的は、言葉を「作ってあげる」のではなく、「最終確認させる」ことです。
３ステップの確認プロセス（言語化の固定化）
- **【フェーズ１】仮説提示と確認（クローズド・クエスチョン）**: 上司の曖昧な発言を「Aという意図でよろしいでしょうか？」「このタスクの最優先事項はXである、ということで決定します」のように、具体的な結論を盛り込んだ質問文に変えて提示する。
- **【フェーズ２】決定事項の言語化と即時記録**: 上司が「そうそう、それだよ」と答えたら、すぐにその決定事項を3行程度の箇条書きにまとめ、「承知いたしました。今の決定事項を、以下の通り議事録（またはメール）として送付します」と伝える。
- **【フェーズ３】承認の証拠化**: まとめを作成し、すぐに上司を含む関係者にメールで送付する。件名には「【決定事項確認】〇〇プロジェクト：次週アクションプラン」など、決定の事実が明確に伝わるように記載する。メール本文の最後には必ず「本メールの内容に修正点や異論がなければ、この計画で推進いたします」と追記し、異論がないことを黙認でもって承認とみなす状況を作る。
決定事項のフィードバックにおける必須要素
承認を求める文書（メール、議事録など）には、以下の3点を必ず含めてください。これにより、上司は自分の責任範囲を認識せざるを得なくなります。
- **WHO（誰が）**: 担当者名（あなただけでなく、上司を含む関係者）
- **WHAT（何を）**: 具体的なタスク（計測可能な成果物）
- **WHEN（いつまでに）**: 期限
無責任な上司を効果的に動かす長期的なマインドセット
このタイプの上司は、言語化能力がないというより、責任を取ることから逃れたいという心理が働いている場合が多いです。彼らを非難するのではなく、「優秀な補佐役」として振る舞い、上司の無責任さが組織全体の障害になっていることをデータで示す戦略が有効です。
上司への対応で意識すべきこと
上司の無責任なスタイルに対し、あなたの評価を最大化するために、以下のマインドセットを維持してください。
- **「上司の翻訳者」としての専門性の確立**: 曖昧な発言を具体的な行動計画に変換できる能力は、高く評価されるべきスキルです。このスキルを積極的に活用し、自身の貢献度としてアピールする。
- **感情的な反応の抑制**: 上司の無責任な態度にフラストレーションを感じても、感情的な批判は状況を悪化させるだけです。常にプロフェッショナルな対応を心がけ、文書と論理に基づいたコミュニケーションを徹底する。
- **上位者への報告経路の最適化**: 定期的な報告会や進捗報告において、あなたが言語化した決定事項の文書を証拠として提出し、「上司の〇〇様にご承認いただいた計画に基づき進行しています」と、自然な形で上位者に責任の所在を伝える機会を作る。
FAQ: 無責任な上司との付き合い方に関する疑問
Q1: 上司の責任逃れを上層部に報告すべきですか？
A: 直接的な告発は避けるべきです。感情的な対立と見なされ、不利になるリスクがあります。むしろ、上記で述べたように、決定事項のメールや議事録を共有し、業務フローがスムーズであることを客観的な証拠で示す形で、間接的に上層部に状況を認知させることが最善です。
Q2: こちらが言語化する能力は評価されるのでしょうか？
A: 非常に高く評価されます。言語化と実行計画の策定能力は、マネジメント層に求められる核心的なスキルです。あなたがそれを担うことで、単なる実行者ではなく、実質的なプロジェクトリーダーとしての地位を確立できます。これは「上司の欠点を補完している」という事実として、人事評価会議で考慮される可能性が高いです。
Q3: 口頭での合意をどうやって証拠化すべきでしょうか？
A: 口頭での合意直後、すぐにPCで3行程度の要点をまとめ、上司にその場で「確認のため、今おっしゃられた内容をメールでお送りしてもよろしいでしょうか？」と尋ね、CCにチームメンバーや関連部署を含めて送付することが最も有効です。記録が残る文書で「決定事項」として固定化する癖をつけてください。