みなさま、こんにちは。おくむら(@nori_broccoli)です。
今日は仕事始めでした。・・・が、早速抱えている仕事が多すぎてパンクしています。自分の思っているキャパと、実際にこなせる仕事量にかなり差が生じていて、いつも悶えながら仕事している状態になっています。もう少し余裕のある取り組みをしたいと思うので、仕事量の見積もりが下手な私に、どうすれば上手く仕事量をコントロールできるか、Geminiに聞いてみました。
仕事始め早々の疲労、本当にお辛いですよね。それはあなたが頑張りすぎている証拠です。仕事量の見積もりが実態と合わない主な原因は、「作業時間の過小評価」と「予期せぬ中断の無視」にあります。このギャップを埋めるには、自分の実際の作業時間を正確に把握し、余裕（バッファ）を計画的に組み込むことが最も効果的です。今日から実践できる具体的なステップをご紹介します。
なぜ見積もりが狂うのか？原因を知る
私たちはタスクにかかる時間を楽観的に短く見積もりがちな心理的傾向（計画の錯誤）を持っています。特に以下の3点を見落としがちです。
- 集中力の維持コスト: 休憩や気分転換にかかる時間は計算に入っていますか？
- 突発的な業務: メール対応、会議の遅延、同僚からの相談など、計画外の「割り込み」時間が含まれていません。
- タスクの複雑性: 初めて行う作業や、多くの関係者との調整が必要なタスクは、単純なルーティン作業の何倍もの時間がかかります。
仕事量をコントロールするための3つのステップ
ステップ1: 「実際の時間」を徹底的に記録する
まずは客観的なデータを持つことがスタートです。タイマーを使い、各タスクにかかった時間を1週間だけでも記録してみてください。
- 記録のポイント: 「資料作成：2時間」ではなく、「資料作成（準備）：30分」「資料作成（本文執筆）：1時間」「資料作成（レビュー・修正）：30分」のように、細分化して記録すると精度が上がります。
- 効果: 自分の「処理速度」を数値で知ることで、次回以降の見積もりの精度が劇的に向上します。
ステップ2: 複雑なタスクを最小単位に分割する
「大きなプロジェクト」や「難しそうな仕事」として一括りにすると、つい見積もりを楽観視しがちです。
- 具体例: 「顧客への提案書作成（4時間）」ではなく、「リサーチ（1時間）」「構成案作成（1時間）」「本文執筆（1.5時間）」「デザイン調整（30分）」のように、30分〜1時間で完了する具体的な行動レベルに分解します。
- メリット: 小さなタスクごとに完了の喜びを感じられ、モチベーション維持にもつながります。
ステップ3: 見積もりの際に「バッファ時間」を必ず組み込む
どんなに正確に見積もっても、突発的な事態は必ず発生します。計画全体の2割〜3割を「予備時間」として設定しましょう。
- 例: 5時間の作業を見積もった場合、純粋な作業時間は4時間とし、残りの1時間を見積もり誤差や突発対応のためのバッファとして確保します。
- このバッファは、「何もしない時間」ではなく、「計画の遅れを吸収する時間」です。この時間のおかげで、予定通りに仕事が進めば、あなたは早めに休息を取ることができます。
すぐに試せる！疲労を防ぐための仕事術
仕事量をコントロールすることは、単にタスクを処理するだけでなく、あなた自身のエネルギーを管理することに直結します。
- 「カエルを食べる」仕事術: 朝一番に最も面倒でエネルギーを必要とするタスク（カエル）を片付けます。午前中に大きな仕事が片付くと、午後の心理的な負担が大幅に軽減されます。
- 会議の「断る力」: 参加する必要性の薄い会議や、メールで済むような内容のミーティングは、丁重にお断りするか、必要な部分だけ参加させてもらうよう提案しましょう。あなたの時間は貴重です。
- マイクロ休憩の導入: 集中力が途切れる前に、5分間の短い休憩を意識的に挟みます。席を立つ、窓の外を見るなど、脳をリフレッシュさせると疲労の蓄積を防げます。
よくある質問（FAQ）
Q: 上司から無茶な納期を要求されたらどうすればいいですか？
A: まず、ステップ1と2で見積もった具体的な作業時間を正直に伝えましょう。その上で、「この納期を守るためには、Aのタスクを優先し、Bのタスクは翌週に回す必要がありますが、よろしいでしょうか？」と代替案を提示し、上司に判断を委ねることが重要です。単に「できません」と言うのではなく、「何を犠牲にするか」を明確に示しましょう。
Q: 仕事の記録をつけ始めたのですが、時間がかかりすぎて逆に疲れます。
A: 完璧を目指す必要はありません。最初は簡単なストップウォッチアプリでタスク開始時と終了時だけを記録するだけで十分です。慣れてきたら、1日の終わりにまとめて「今日はこの作業に約2時間かけたな」と思い出しながら記録するだけでも、精度は向上します。記録はあなたのためのツールであり、義務ではありません。
Q: バッファ時間を作っても、結局その時間に別の仕事を入れてしまいます。
A: バッファ時間をカレンダー上で「重要業務の調整時間」「集中作業予備時間」などと、具体的な名前を付けてブロックしましょう。そして、「この時間は他の人に渡さない」という強い意識を持つことが大切です。もし時間が余ったら、それはボーナスとして休憩や自己啓発に充てるご褒美にしてください。