みなさま、こんにちは。おくむら(@nori_broccoli)です。
任期ありだったころの働き方の名残か、とりあえず仕事を振られたら断らないというスタンスのやり方は、任期がなくなった今、あまり良い戦略とは言えません。もちろん、何も仕事をしたくないという話ではなく、自分のため、所属大学のため、学生さんのため・・・になるものであれば積極的にやるべきだと思いますし、基本的に受け入れるべきだと思っています。ただ、それでも業務量が体力を大幅に超えてしまっており、なかなか良い休息も取ることが出来ず、疲労感が高まるばかりです。
一生懸命仕事を減らそうとしても、減らした分、いや、それ以上に仕事が増える有様で、楽になる気配が一向に見えません。そこで、どうすれば仕事を減らすことが出来るのが、Geminiに聞いてみました。一番大きな問題は好奇心が強すぎるので何でも面白いと思ってついつい手を伸ばしてしまうことなんだと思いますけども・・・私は一人しかいないので出来ることに限界はあります。体力が尽きて潰れてしまう前に何とかしないといけないなと思っています。
仕事を減らしたいのに、気づけば業務が増えているというお悩み、本当によくわかります。一つ減らすと二つ増えるという状況は、ご自身の能力が高い証拠であると同時に、「断る仕組み」が機能していないサインです。
結論：仕事は「減らす」のではなく「やめる」意思決定が必要です
業務と給料のバランスを取り戻すためには、「いつか減るだろう」という受身の姿勢ではなく、「この仕事は今日からやめる」という積極的な意思決定が不可欠です。 具体的には、業務を減らすための土台作りと、新しい依頼をブロックする防波堤作りが必要です。以下の3つのステップを実行することで、確実に仕事量をコントロールできるようになります。
なぜ仕事は減らないのか？増え続ける業務の背景
努力して業務をこなしているにも関わらず仕事が増えるのは、いくつかの習慣的な原因が潜んでいます。
「いい人」として依頼を受けてしまっていませんか？
断るのが苦手で、つい「できます」「やっておきましょうか」と引き受けてしまうと、周囲からの期待値が上がり、あなたに仕事が集中します。能力がある人ほど、この傾向に陥りがちです。
タスクが「緊急度」だけで処理されている
本当に重要な業務ではなく、「すぐに片付けなければいけない」という緊急性の高いタスクばかりを処理していると、常に新しい仕事の波に飲み込まれてしまい、業務の本質的な削減には繋がりません。
仕事を確実に減らすための3つの具体的なステップ
ステップ1：現状の業務を「棚卸し」し、「やめるリスト」を作る
まずは今抱えているすべての業務を書き出し、客観的に評価しましょう。すべての仕事を「自分でやるべきもの」として扱うのをやめることが出発点です。
- 時間対効果が低い業務： 細かい資料作りや、自動化できるルーティン作業など、時間をかけた割に成果に繋がりにくいものを特定します。
- 他者でもできる業務（移譲対象）： マニュアル化すれば他のメンバーでも対応可能な作業をリストアップします。
- 緊急ではないが、やっている業務（停止対象）： 慣習で続けている会議への出席や、誰にも求められていない報告書作成など、一旦停止しても問題ない業務を選びます。
このリストこそが、あなたがまず「やめる」べき業務です。
ステップ2：業務を「手放す仕組み」を構築する
「やめるリスト」に載せた業務について、具体的な手放し方を計画します。感情的にならず、プロフェッショナルな対応を心がけましょう。
- 明確な期限を設定する： 移譲対象の仕事について、「〇月末までに引継ぎを完了させます」と明確に周囲に伝え、引継ぎマニュアルを作成します。
- 依頼の調整： 新しい仕事を依頼された際は、即答せず「ありがとうございます。今抱えているAとBの業務と合わせると〇日のリソースが必要です。どちらの優先順位が高いか、判断をお願いできますか？」と相談の形に持ち込み、相手に業務量の認識を共有させます。
- 断るのではなく「提案」する： 「引き受けられません」ではなく、「代わりに〇〇さんが適任かもしれません」「来月であれば対応可能です」と代替案や時間軸を提示することで、角を立てずに依頼をコントロールできます。
ステップ3：「やらない時間」を確保する
仕事の時間を減らすためには、物理的に仕事ができない時間を作ることが最も効果的です。
- カレンダーの防衛： 集中して取り組むべき時間や休憩時間、そして家族のための時間をカレンダーに「ブロック（予約）」し、会議や打ち合わせが入らないようにします。
- 連絡手段の遮断： 集中したい時間は通知をオフにし、即時対応ができない環境を作ります。これにより、突発的な依頼に即座に反応することを防げます。
依頼が増えた時のための「予防策」
仕事を減らしても、新しい依頼が次々と舞い込んでくるのを防ぐための工夫も必要です。
自分の役割と優先順位を周囲に伝える
あなたが現在注力すべき業務（例：チーム育成、特定のプロジェクト推進）を明確に宣言し、それ以外の業務については「今は注力していません」という姿勢を理解してもらいましょう。
新しい依頼を断る時のスマートな伝え方
「できません」ではなく、「私の今の役割からすると、この業務は〇〇さんに依頼した方が全体の効率が上がります」のように、会社全体の利益を考慮した上での判断であることを伝えると受け入れられやすくなります。
よくある質問（FAQ）
Q1: 仕事を断ると評価が下がるか心配です。
A1: 闇雲に引き受けて質が下がる方が評価を落とします。本当に重要な業務に集中するために断っていることを上司や同僚が理解できれば、むしろ「自己管理能力が高い」と評価されることもあります。ポイントは、断る理由を明確にし、代替案を示すことです。
Q2: 頼まれた仕事が緊急性の高いものばかりで、断れません。
A2: それは本当に「緊急」なのでしょうか？ 多くの場合、依頼者が勝手に緊急だと思い込んでいるケースがあります。依頼者に「いつまでに必要ですか？」と確認し、期限が迫っている場合は「なぜその期限なのか」を尋ねることで、実は期限に余裕があることが判明することがあります。
Q3: 減らした時間を何に使えば良いですか？
A3: 減らした時間はすぐに新しい仕事で埋めてはいけません。最も推奨されるのは「業務の仕組み化やマニュアル作成」です。これにより、次に同じ種類の仕事が来ても、より早く処理できるようになります。次に、ご自身のスキルアップや十分に休息をとることに使いましょう。