みなさま、こんにちは。おくむら(@nori_broccoli)です。
専門性の高い仕事をしていると、仕事を休むことがそのまま関係者に迷惑がかかってしまうという大きな問題を抱えることになります。授業をするにしても、担当者がインフルエンザなどで出られなくなると、補講を設定するかオンライン授業で対応するというようなことが必要になります。1週お休みにします、ではダメなんですね。かといって、自分の授業を代わりに出来る人がいるわけでもなく、全て自分で対応する必要があります。そんな専門職の人が抱える問題についてGeminiに聞いてみました。
とても納得する話で、特に完璧主義を手放すというのは本当にそうだなと思います。人間ですから出来ることは決まってますよね。
【唯一無二の仕事の落とし穴】交代要員のいない専門職のリスクと緊急時・長期的な対処法
専門性の高い仕事、特に大学教員のように「その人でなければならない」という唯一無二のスキルを求められる職種は、大きな達成感とやりがいをもたらしますが、同時に「休めない」という深刻な課題を抱えています。インフルエンザなどのやむを得ない事態でも業務が停止してしまうリスクは、個人と組織の両方にとって致命的です。
交代要員がいない専門職の最大の難点は、業務の継続性と本人の心身のウェルビーイング（健康と幸福）が直結してしまうことです。本人が倒れるとサービス提供が停止し、そのプレッシャーがさらに本人の健康を脅かすという悪循環に陥りやすいのが構造的な問題です。
交代要員がいない専門職が抱える構造的なリスク
属人性の高さは個人の市場価値を高めますが、組織的な視点で見ると、複数の深刻なリスクを内包しています。これらのリスクを認識することが、最初の一歩となります。
1. 業務停止のリスクと機会損失
専門家が突発的に休むと、代替がきかないために業務が即座に停止します。これは信用失墜や、進行中のプロジェクトの遅延に直結します。
- サービス提供の停止: 大学教員であれば講義が実施できず、学生の学習機会を奪います。
- 信用と機会の損失: 外部との共同研究やコンサルティング契約などが頓挫し、将来的なビジネスチャンスを失う可能性があります。
- 復帰後の負担増: 休んだ分だけ業務が蓄積し、復帰直後の負担が過大になります。
2. 専門家本人の心身への過大な負担
「自分しかいない」という状況は、専門家本人に計り知れない心理的重圧を与えます。
- 休みにくいプレッシャー: 有給休暇や病欠の取得に罪悪感を抱き、無理をして出勤・対応しがちになります。
- メンタルヘルスリスク: 常に業務の責任が自分一人にかかっている状態は、不安やストレスを高め、燃え尽き症候群（バーンアウト）の原因となります。
- 成長機会の阻害: 自分の業務を整理したり、後進を育成したりする余裕がなくなり、結果として新しい研究や自己研鑽の時間が削られてしまいます。
突発的な事態発生時の緊急対処法（休めない時の具体的な対策）
インフルエンザなど、突発的な事態でどうしても休まざるを得ない場合、専門職として迅速に被害を最小限に抑えるための対策が必要です。特に大学教員の場合は、学生への学習機会の提供を維持することが重要です。
1. 事前の「業務代替プラン」の用意
緊急事態に備え、あらかじめ最低限の業務継続手順を決めておきます。
- 最低限のマニュアル化: 講義資料の保管場所、連絡先リスト、採点基準など、他者に共有が必要な情報へのアクセス方法を整理しておきます。
- 遠隔対応の準備: 自宅からでも最低限の対応（メールチェック、資料送付など）ができるよう、機材やネットワーク環境を整えておきます。
- 関係者への周知: 緊急時に誰に連絡すべきか、どの程度対応可能か（例：オンラインでの補講は可能など）を職場や学生に伝えておくことで、混乱を防げます。
2. 大学教員・専門職における代替手段の活用
物理的に出勤できない場合でも、専門性を活かして教育・研究を継続させるための方法です。
- オンライン非同期型対応の最大化: 講義資料（PDF）や参考動画をクラウドにアップロードし、学生が自習できる状態にします。課題提出や質疑応答はメールやLMS（学習管理システム）で行います。
- オンライン同期型（リアルタイム）対応: 体調が許す範囲で、ZoomやGoogle Meetなどのオンライン会議システムを利用し、自宅から短時間の講義やディスカッションを実施します。移動時間を削減できるため、負担を軽減できます。
- 専門家ネットワークの活用: 信頼できる共同研究者や同僚教員に、緊急時の一時的なフォロー（例：採点基準の確認、簡単な質問対応）を依頼する関係性を築いておきます。
- 柔軟な期限設定: 採点や事務処理などは、無理せず「復帰後〇日以内」と期限を柔軟に設定し、学生や事務方に通知します。
属人性を解消し、組織のレジリエンスを高めるための長期戦略
緊急対応は対症療法に過ぎません。長期的に「唯一無二」のリスクを低減するためには、意図的に属人性を解消していく戦略が必要です。
1. 知識とプロセスの徹底的な形式知化
頭の中にある「暗黙知」を文書化し、共有することで、専門知識が個人に固定されるのを防ぎます。
- ノウハウのナレッジベース構築: 専門的な判断基準、難しい問題への対処法、頻繁に使用する資料作成の手順などを言語化して、アクセスしやすい場所に保存します。
- 緊急時対応フローチャート: 「もし自分が休んだら」を前提に、誰が何をどこまで代行するか、連絡すべき相手は誰かを明確にした手順書を作成します。
- 業務の分解と標準化: 専門性の高い業務であっても、ルーティン部分や情報収集プロセスなど、誰でも対応できる部分と、高度な判断が必要な部分に分解します。
2. スモールスタートでの複数担当制の導入
いきなり完璧な後継者を育てる必要はありません。業務の補助的な部分から、複数の人が関わる体制を構築します。
- シャドウイング（見習い）制度: 若手やアシスタントが業務のプロセスを定期的に観察・記録する機会を設けます。
- 共同担当業務の創出: 講演資料やカリキュラムの一部を複数人で共同作成するなど、専門知識をアウトプットする機会を意図的に共有します。
- 権限の移譲: 専門家本人しかできない業務を最小限に留め、判断基準が明確な業務については他の人に権限を委譲し、訓練します。
FAQ（よくある質問）
Q1: 専門性を維持しつつ、属人性を下げるにはどうすれば良いですか？
A: 専門性を高める「核となる思考プロセス」と、それを実行するための「事務的なプロセス」を明確に分けましょう。専門的な知識そのものは属人性を維持しつつも、資料の作成、連絡、データ管理といった周辺業務は積極的にマニュアル化・デジタル化することで、専門家はより創造的な業務に集中できます。
Q2: 代替要員がいない状況でのメンタルヘルス対策は？
A: 最も重要なのは「完璧主義を手放す」ことです。緊急時には「最低限の要求水準」を設定し、それをクリアできればよしとします。また、職場の同僚や家族など、業務とは関係のない場で自分の負担を語れる相談相手を持つことも、精神的な安全弁となります。
Q3: 大学で急な休講が出た場合、補講以外に良い方法はあるか？
A: 補講は教員と学生双方に負担がかかります。現在の最善の方法は、
- 事前に作成した講義の録画や資料をオンラインで配信する非同期対応（学生は自分のペースで学習）
- 体調が回復次第、通常よりも短時間のオンラインQ&Aセッションを設ける
といったブレンド型の対応です。これにより、学習機会の欠損を防ぎつつ、補講日程調整の手間を省くことができます。