PTAでうまくいかない「電子化」

投稿日:2019年06月03日 |カテゴリー:Blog, PTA

みなさま、こんにちは。おくむら(@nori_broccoli)です。

PTA活動をやっていると、印刷物が異常に多いことに気付きます。ちょっとしたことでも何でもかんでも「紙」で処理しようとするところがあって、会議の議事録に至っては、走り書きのメモを丁寧に手書きで清書してコピーして配るみたいなことをやっています。予定の管理にしても、1ヶ月分の黒板に書いてあって、見落としていると会議室に行くまで分からないみたいなこともザラです。

こういう状況だと、まず書類を確認するというプロセスでものすごい手間がかかってしまって、それだけで丸一日を費やすなどということにもなりかねません。おくむらはこれでもIT系の技術を持っていると思っているので、GoogleカレンダーやSlackを導入して効率化を図ろうと努力しました。

・・・ですが、ツールの使い方を覚えられないとか様々な理由で「電話」がかかってくることが増えてしまい、かえって手間が発生するようになってしまいました・・・。まぁ、そこはおくむらも教員という因果な商売をやっているので、使い方を教えて「めっちゃ便利やん!」ってなるまで仕込みましたけど、普通はそういう努力はなかなかできません(というか導入しても使ってくれません)

便利なツールを使えるだけでPTAの仕事は激減します。もちろん、印刷物も減るので印刷代金も抑えられます。結果的にいろんなことにプラスになるはずなのに、なかなかツールの導入が進まないのは難しいところですね。まだガラケーの人もいるから・・・とか、家にインターネットがないから・・・とか、もちろん100%普及しているとは思えませんが、おくむらと同世代の方々だと携帯電話は当たり前、社会人になればスマートフォンも当たり前みたいな世代のはずで、実際は「あるけど新しいことは覚えたくないので”ないこと”にしておいた方が楽っぽい」という意味での反発が多いように感じました。

実際、別にガラケーだって何だってアクセスしようと思えばできるところにアクセスしないのは、今のご時世だと協調性のなさにつながるような気もします。大変危険な言い方にはなりますが、オンラインコミュニケーションが一般化してきている現在、オンラインツールを使えない人は、飲み会に誘っても断る人みたいな扱いを受けるかもしれません(私は職場の飲み会とかつまらないものは断りますが・・・)

LINEでええやん!という意見もあると思います。ただ、LINEだと、既読スルーがどうしたとか未読のまま放置するなとか、謎の独自ルールを押しつけ始める人がいたり、スタンプの応酬になって本来話すべき内容が埋もれてしまったりと、なかなか「組織を運営するためのツール」としては使いづらいのです。LINEグループももちろん作りましたが、もっぱらこちらは打ち上げをどうするかとかそういう話でしか使っていません。

幸い、おくむらのところはおくむらがこういう(どういう?)人間だったのでいろんなことにチャレンジして、効率化してスリム化するということが推し進められましたが、なかなかこの手のことに明るい人が集まるわけではないので、余計に大変ですよね。多の項の事例だと、本部役員が効率化嫌いで、その下の委員がみなさん効率化推進だった、なんていう話も聞こえてきて、委員のみなさんの悲鳴が痛いほど突き刺さったこともあります。

ほんの少し勉強するだけで、向こう1年間のPTA活動が劇的に楽になるのだったら、その努力はした方が良いのではないかなと思っています。Googleカレンダーは結局うまく使ってもらえませんでしたが、Slackはなかなか良い感じで使えたので、無料コミュニケーションツールとして活用して頂けると嬉しいなと思ったりしました。

他にも、印刷物をなくしてPDFで配布してはどうかとか、さまざまな提案はしてみたものの・・・、ほぼ玉砕でしたね。Googleドライブとかで共有するだけで済むのに、どうして導入しないのか不思議でなりません。大半のプリント類は読まれていないか、読んでもすぐにゴミ箱みたいな状態なのに、印刷するだけ無駄ですよね。

PTAと効率化はなぜか水と油みたいな状態です。少しずつでも良いので、軽量コンパクトなPTAを目指して、少しだけ努力してみませんか。少しの努力が大きな実を結ぶことにきっと気付いてもらえるはずです。